¿qué es el Acta?
Es un documento escrito de todo lo sucedido o acordado en una junta, reunión o sesión de personas. Toda institución posee este documento llamado “Libro de Actas”, es muy importante porque nonnará la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad; sobre todo en las instituciones que tienen agrupaciones gremiales reconocidas, cuyas actividades son de carácter social, jurídico o político. El Libro de Actas debe estar foliado y firmado, por un Notario. La redacción de este documento le correponde al Secretario, quien generalmente escribe primero en borrador para después pasarlo al libro y luego hacer firmar a todos los socios o personas asistentes a la reunión.
Clases de Acta.
a) Acta de Sesión, resultado de una sesión simple, ordinaria.
b) Acta de Comparendo, cuando se quiera hacer justicia.
c) Acta de Conciliación, cuando se reunen dos partes y se ponen de acuerdo en algo.
d) Acta de Inspección, cuando se quiere redactar otro documento de una deligencia cumplida.
e) Acta de Fundación, cuando se deja constancia de la creación de una entidad, de una ciudad, región o aspectos importantes en la vida de un país.
f) Acta de Sociedad, que corresponde a empresas.
Partes del Acta.
Encabezamiento:
Que comprende señalar el lugar, la fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; la aprobación o modificación del acta anterior.
Cuerpo o texto:
Despacho: se da lectura de la correspondencia recibida y/o cursada.
Informe: se procede a recepcionar brevemente, los infonnes de los miembros o asistentes que deseen comunicar algún hecho a quien preside la sesión.
Pedidos: es el momento en el que se da oportunidad a cualquiera de los presentes para formular un pedido o los que crea convenientes. Cada persona que haga uso de esta parte de la sesión, se limitará sólo a enunciar su pedido, sin explicar ni argumentar.
Orden del día: es la parte más importante y la más extensa de unasesión; porque cada pedido formulado será fundamentado, debatido, aprobado o rechazado sea por unanimidad o por mayoría. Una vez comenzada la sesión, el Presidente de Mesa ya no aceptará pedidos posteriores o extemporáneos. Salvo el caso de que alguno presentara a la Mesa en forma escrita y se debata como “cuestión previa” o “Moción de Orden del Día”.
Existe un orden para debatir los pedidos y es como sigue: Fundamentación, es el momento en que el Presidente de Mesa invitará a la persona que formuló el pedido para que fundamente. Una vez fundamentado 'su pedido se someterá pa discusión o debate. Es la oportunidad en que pueden participar todos; pero, solicitando ordenadamente el uso de la palabra; se debe evitar diálogos, polémicas, discusiones que puedan degenerar en recriminaciones, cambios de palabras, agresiones o peleas. Y en este caso es el momento en que el Presidente llame al orden y la calma, advirtiéndoles que serán sancionados de acuerdo al Estatuto o Reglamento de la institución. Votación: Los pedidos sesometen a voto, levantando la mano o de otra manera según acuerdo.
Finalización: Se procede al cierre del acta.
EJEMPLO DE ACTA
ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA
En la ciudad de Trujillo, siendo las 8:000 p.m. del día martes 29 de junio de 2004. Presidida por Luis ...., Presidente, se reunieron los integrantes de... con la participación de 30 miembros.
Tema: Reunión de ...... Se llegaron a los siguientes ACUERDOS:
La fecha de la reunión será el jueves 12 de agosto, a las 6:00pm, en... Se pedirán cotizaciones en El Ejecutivo, El Continental y el Granada.
Enviar nota al Director para que se le permita al Dr......, delegado de los padres de familia, para que evalúe el funcionamiento de la clínica, especialmente en lo referente a las medicinas y si los encargados están capacitados en primeros auxilios. Lo de la conexión de INTERNET.
Se presentó la cotización de WISPER, para su discusión posterior. Se solicitó conseguir dos cotizaciones más, además, someter la propuesta a reunión de delegados. La decisión quedó pendiente.
El Señor. ...... pidió......... El Señor. ...... enviará una nota al director solicitándole que pida una línea telefónica para la oficina de la asociación.
Se aprobó que se filmaran los tranques en las horas pico, tanto en la mañana como al mediodía, con el fin de presentarla a la Directiva del IPA.
Se acordó enviar un.....
Por votación, la mayoría aprobó el pedido del señor........
El Señor presidente cerró el acta siendo las 11:00 p.m.
FIRMAS.......
